[Caso de éxito] “El tiempo para encontrar un papel bajó de 3 horas a 5 segundos”

San Fernando, empresa peruana avícola con más de 70 años de experiencia en el rubro, tenía todos sus documentos de recursos humanos en formato físico, lo cual se volvía un proceso muy complejo para el equipo de administración de personal.

Microsystem con su filial en Perú, ha digitalizado cerca de 12 mil archivos de todos los trabajadores de San Fernando desde el año 2014.

Dado que San Fernando cuenta con 4 mil trabajadores, ¿cuál era el gran desafío que tenían como área de administración de personal?

“Yo llegué a San Fernando el año 2014 liderando el equipo de planillas, toda el área estaba llena de papeles y documentos. Cada 15 días o una vez al mes nos auditan y nos pasaba que no encontrábamos los papeles, no teníamos tiempo para buscarlos ya que no teníamos dónde guardarlos y estaban todos dispersos por muchas oficinas, era un tema muy complejo ya que no tener el contrato de trabajo y demostrarlo a tiempo ante una fiscalía puede traer penalidad o multas”.

¿De qué manera Microsystem los ayudó a solucionar esta problemática?

“Afortunadamente nos pusimos en contacto con Microsystem quienes digitalizaron todos los documentos y continuamos haciéndolo hasta el día de hoy, los archivos digitalizados quedan en una plataforma que nos permite encontrar los documentos rápidamente.

En contexto de pandemia nos ha sido de aún más utilidad, ya que no estamos físicamente en nuestras oficinas y las necesidades son más urgentes que antes”.

¿Cómo es esto crucial para su trabajo?

“Se han digitalizado cerca de 12 mil archivos de todos los trabajadores de San Fernando desde el año 2014.

• Hemos ahorrado horas hombre, ya no necesitamos a 10 personas que demoraban entre 3 o 4 horas en ubicar un papel, hoy con una persona basta, en 5 segundos ya tenemos el papel que buscamos a través de nuestra plataforma.
• Liberamos espacio físico, antes de esta solución no teníamos espacio donde guardar los documentos en la oficina, estos eran muy reducidos. Ahora ya no ocupamos lugar físico, todo está en nuestra plataforma digital.
• Tenemos disponibilidad de la documentación en poco tiempo y desde cualquier lugar.
• Tenemos capacidad de responder a las auditorías y fiscalizaciones ágilmente”.

¿Cómo ha sido la experiencia de trabajo con Microsystem?

“El trabajo con Microsystem es bien personalizado, no somos un cliente más, siempre están atentos a lo que necesitamos. Por ejemplo si enviamos a digitalizar un documento y justo la auditoría nos exige ese archivo, Microsystem apura el proceso para que logremos llegar a tiempo”.

Maite Camacho
Supervisora de administración de personal y nómina
San Fernando
Perú